Gestión de proyectos web de forma ágil con Tracks y GTD

GTD es una de las metodologías de organización personal que más se ha extendido en los últimos tiempos gracias a su sencillez de implantación y los buenos resultados que tiene (si se aplica correctamente claro) Pero donde realmente puede brillar esta metodología es en la gestión de recursos de una empresa, donde la gestión de tareas mediante GTD puede aumentar enormemente la productividad de un equipo.

GTD permite la gestión de tareas de forma más eficiente haciendo una separación por contextos y por proyectos; tareas para casa, tareas para la oficina, tareas para el autobús, tareas para el proyecto arreglar el tejado, etc... No voy a explicar en detalle como funciona el método porque se escapa del ámbito de este artículo. Lo que sí que voy a hacer es explicar cómo usamos nosotros esta metodología para gestionar los proyectos de nuestra empresa usando GTD y Tracks.

El concepto que hace extremadamente potente GTD para la gestión de proyectos y recursos en una empresa es el siguiente.

Una empresa tiene X recursos disponibles, un programador, un diseñador, un encargado de marketing, etc.. y al mismo tiempo tiene (o debería tener si las cosas van bien) muchos proyectos funcionando simultáneamente. Además, las tareas de alguno de los recursos están condicionadas a que otro recurso finalice otra tarea previamente. De esta forma lo que tenemos son un montón de tareas que se agrupan en proyectos y que los diferentes miembros de un equipo van resolviendo cuando estas tareas pueden comenzar a resolverse.

Es evidente a simple vista que este tipo de estructura de varios recursos y varios proyectos se adapta extraordinariamente bien a la metodología GTD.Y lo mejor de todo son los beneficios que se obtienen al utilizar GTD para gestionar proyectos y recursos de la empresa:

• Se consigue tener centralizadas todas las tareas de todos los miembros del equipo, por lo que nada se escapa.
• Todos los miembros del equipo se hacen una idea clara de las tareas pendientes por completar y las que viene después, lo que les motiva para seguir trabajando en lugar de relajarse demasiado.
• Este sistema permite ver claramente qué está haciendo cada uno y qué tareas completa cada miembro del equipo cada día, lo que es una razón más para aumentar la productividad del equipo.
• Permite gestionar más recursos y tareas de forma más efectiva que los métodos tradicionales porque libera al director de proyectos de tener que tener que organizarlo todo y llevar un control sobre todo.

Pero la forma más clara de ver como se le puede sacar partido es explicar cómo lo usamos nosotros. Nosotros usamos Tracks como aplicación para implantar GTD en la empresa. Tracks es una aplicación open source escrita en Rails. Nos gusta porque funciona muy bien y porque al estar en Rails la podemos adaptar todo lo que queramos. Tenemos un servidor donde hemos instalado Tracks para que todos puedan acceder a la misma aplicación. Todos acceden con el mismo nombre de usuario, lo cual no es un problema, para poder ver así todas las tareas que hay pendientes. Dentro de Tracks hemos definido los sieguientes contextos;

• @Diseño - Donde agrupamos todas las tareas que van llegando de diseño
• @Programación - Donde agrupamos todas las tareas que van llegando de programación
• @Waiting - Donde agrupamos tareas de espera, como por ejemplo, esperar a que tal cliente nos envíe las fotos...
• @General - Tareas que cualquier miembro del equipo puede resolver
• Jose - Tareas de Jose
• Juan Carlos - Tareas de Juan Carlos
• Alex - Tareas de Alex.
• etc...

Además de esto tenemos una lista con todos los proyectos que hay en la empresa en un momento determinado. El proceso que seguimos es el siguiente:

1. Cada vez que a un miembro del equipo le llega una tarea, la anota en Tracks. Si la tarea le pertenece se la anota directamente en su contexto y si no está definido quien la va a hacer la anota en el contexto que corresponda, @diseño, @programación...
2. Cada uno hace sólo las tareas de su contexto, el que tiene su nombre. Las tareas dentro de cada contexto están ordenadas y esa tarea de ordenación es cosa del director de proyectos.
3. Si un miembro del equipo se queda sin tareas se va a buscar nuevas tareas al contexto que esté dentro de su ámbito, por ejemplo, un diseñador buscaría nuevas tareas en el contexto de @diseño. Se asignaría esas tareas a sí mismo y se pondría con ellas.

Todas las tareas están visibles para todos los miembros. Todos pueden ver todos los proyectos activos y el estado en el que se encuentra. Todos pueden saber quien es el que más tareas completa de forma diaria o en un periodo de tiempo. Todas estas cosas ayudan a motivar y mantener un grado alto de productividad.

Además de ir introduciendo tareas en tracks e ir completándolas. Existe una tarea realmente importante que es la de priorización y control. Esta tarea es función exclusiva del director de proyectos y es la parte esencial de que todo el proceso funcione. El director es el encargado de definir que minitareas debe completar cada miembro del equipo para que todos los proyectos de la empresa estén en movimiento. De lo que se trata es de que siempre se esté haciendo algo de algún proyecto con el objetivo de alcanzar el final del proyecto. En cuando un proyecto se queda parado se ve de inmediato y es función del director moverlo cuanto antes. El director de proyectos a diario debe:

1. Leer toda la lista de tareas de todos los contextos. Esto ayuda a conocer lo que se está haciendo y lo que queda por hacer. También ayuda a ver qué está haciendo cada miembro del equipo y a asignar o cambiar prioridades en las tareas.
2. Leer la lista de proyectos y comprobar que en todo momento se está haciendo algo con cada uno de los proyectos. Esta es la clave. Que siempre se esté haciendo algo con cada proyecto. Y en el caso de que no se esté haciendo algo saber la razón y decidir si debe quedarse parado o hay que moverlo. Pasando tareas pequeñas a los miembros del equipo es fácil mover proyectos, y mover proyectos agiliza enormemente todos los procesos internos de la empresa.

De modo que, con una herramienta como tracks donde centralizar todas las tareas de cada ámbito, proyecto y miembro del equipo, es fácil mantener todo mucho más organizado y agilizar los procesos internos de la empresa. Esto libera de mucho trabajo al director de proyectos y mantiene al equipo más motivado.

Evidentemente esto es como todo. Ni esta es la solución a todos los problemas de gestión ni es válida para todas las empresas. A nosotros nos funciona muy bien con equipos de 5 o 6 personas. Si el equipo es mucho más grande la lista de tareas podría ser excesiva para el control de una sóla persona y serían necesarios 2 directores de proyectos.

Como datos interesantes, gracias a esta metodología nosotros estamos gesitonando actualmente 29 proyectos simultáneamente, de los cuales hay parados 8 proyectos debido a esperas por parte del cliente y el resto está en movimiento. El tiempo medio de entrega de un proyecto web es de 4 semanas y todo lo gestiona un sólo director de proyectos. Todos estos números eran imposible hace meses antes de comenzar a usar GTD.