Cuando tienes que coordinar el correcto funcionamiento de muchos proyectos simultáneamente, digamos que 20 o 30 a la vez, en los cuales intervienen llamadas telefónicas con clientes, respuestas a correos electrónicos, gestión de recursos y reparto de tareas... ¿Cual es el método más adecuado para finalizarlos en el menor tiempo y que supongan un mínimo esfuerzo personal para gestionarlos? O mejor dicho, ¿Cual es la mejor forma de organizarse y de organizar los recursos de que dispones para que esos proyectos se finalicen en el menor tiempo posible?
Saber organizarse para no dejar nada de lado, sin que esto consuma tu tiempo y consiguiendo liberar la mente de la carga de tener que estar pensando que tienes que hacer es complicado.
Material de trabajo
Para conseguir ser la persona más eficaz del mundo en la gestión de proyectos no necesitas un potente ordenador, ni una avanzada agenda. Necesitas un folio en blanco y un bolígrafo.
Forma de trabajar
Se trata es de crear un procedimiento con el cual puedas comprobar a diario rápidamente todos los proyectos, y hacer las tareas pertinentes para que todos los proyectos sigan en movimiento. Esto significa que a diario, lo primero que tendrás que hacer al sentarte a trabajar es repasar todos los proyectos activos de tu lista y tomar las acciones necesarias para que los proyectos se muevan. De esta forma podrás ralajarte, ya que sabrás que todos tus proyectos están avanzando, y en el caso de que algún proyecto no esté avanzando podrás relajarte porque sabrás perfectamente la razón por la cual no lo está haciendo. Todo este procedimiento no te llevará más de 2 minutos al día, y te ayudará a liberar tu mente para que le puedas centrar en otras cosas.
Comienza haciendo una lista de los proyectos que tienes actualmente en funcionamiento. Por ejemplo, "Diseño web X", "Creación del sistema Y", etc.. Luego, para cada proyecto haz una lista de todas las tareas necesarias para completarlo y ordena esa lista por prioridad.
De esta forma, para "Diseño web X" podríamos tener una lista similar a esta:
- Llamar al cliente
- Que Alex prepare el diseño preliminar
- Hablar con el cliente y ver opiniones
- Que Alex haga los cambios
- Hablar con el cliente y confirmar
- Que Laura programe el HTML
- Que Jose programe la web
- ...
Una vez que tengo todas las listas de tareas para cada proyecto ordenadas por prioridad. Simplemente escribo en el folio el nombre del proyecto y la primera tarea a realizar. Hago lo mismo para cada proyecto (con el folio en apaisado será mejor)
Cuando tengo todos los proyectos y la siguiente tarea a realizar escrita. El proceso siguiente consiste en leer uno a uno los proyectos activos, ver que tarea hay que realizar, ver quien tiene que realizarla y ponerla en la cola de trabajo. Si la tengo que hacer yo la hago, si no puedo hacerla en ese momento porque estoy ocupado con otra tarea la pongo en cola para hacerla, pero por lo menos se que tengo que hacerla, que no se me olvida nada, y que la haré tan pronto como pueda. Lo mismo para los miembros de mi equipo. Cada uno de ellos tiene una cola de trabajo y voy poniendo las tareas en cola para que las vayan realizando en cuanto puedan.
Este sistema es especialemente eficaz cuando trabajas con clientes y tienes que estar llamando, enviando correos o esperando algo. Por ejemplo, si tengo que esperar la respuesta de un cliente lo apunto, "esperar respuesta del cliente, fecha límite el 12". A diario leo la acción, recuerdo durante unos segundos que tengo que esperar la respuesta, y en el caso de llegar al 12 y no saber nada del cliente lo llamo. Esto puede parecer simple o una tontería, pero cuando gestionas 15 o 20 proyectos a la vez, mejor que anotes todas estas cosas... Otras notas típicas que pongo son intentos de llamada y fechas, por ejemplo, "lo llamé el 12 y no contestó, llamar el 13". De esta forma, cuando tratas con clientes "complicados" siempre tienes todo bajo control, sabes los días que llamaste, porqué no conseguiste comunicarte con el, etc... El objetivo es llevarlo todo bajo control con el mínimo esfuerzo y conseguir que no se te pase nada, pero sin necesidad de estar pensando todo el rato en todo.
